Zaměstnanec potřebuje rychle analyzovat tabulku, připravit obchodní nabídku nebo shrnout dlouhý dokument. Otevře svůj oblíbený AI nástroj, nahraje potřebné podklady a během několika minut má hotovo. Práci si výrazně usnadnil, jenže firemní IT o použití nástroje vůbec neví a nemá přehled o tom, jaké informace do něj zaměstnanec odeslal.
Podobné situace stojí za fenoménem označovaným jako Shadow AI neboli stínová umělá inteligence, kdy zaměstnanci využívají neschválené AI nástroje mimo kontrolované firemní prostředí. Přestože jejich cílem bývá především rychlejší práce, pro zaměstnavatele mohou vznikat bezpečnostní i provozní rizika.
S rostoucí dostupností AI se navíc tento problém stává stále aktuálnějším. Firmy tak musí hledat způsob, jak zaměstnancům umožnit využívat nové technologie, aniž by ztrácely kontrolu nad vlastními daty a pracovními procesy.
Firmy stále častěji ztrácejí přehled o používaných AI nástrojích
Zatímco o zavádění podnikových systémů tradičně rozhodovalo IT oddělení, dnes si může téměř každý zaměstnanec během několika minut založit účet u některé z veřejně dostupných AI služeb a začít ji využívat k práci.
Podle výzkumu The State of AI 2026, který realizovala společnost Osterman Research pro AvePoint, vzrostl podíl organizací, které nedokážou určit, zda jejich zaměstnanci používají neschválené AI nástroje, ze 6,3 % v roce 2025 na 17,6 % v roce 2026. Průzkumu se zúčastnilo 750 vedoucích pracovníků odpovědných za správu informací, bezpečnost dat a firemní AI programy.
Další pohled nabízí Netskope AI Report 2026, který vychází z provozních dat zákaznických organizací. Podle jeho výsledků využívá 56 % sledovaných uživatelů AI výhradně firemně spravované aplikace, zatímco 30 % používá pouze osobní účty a dalších 14 % oba způsoby kombinuje.
Používání osobního účtu přitom nemusí automaticky znamenat porušení firemních pravidel. Výsledky však ukazují, jak velká část práce s AI může probíhat mimo centrálně spravované prostředí, ve kterém mají firmy větší kontrolu nad přístupy a nakládáním s informacemi.
Proč zaměstnanci sahají po neschválených AI nástrojích?
Za používáním neschválených AI nástrojů nemusí být snaha něco skrývat nebo vědomě porušovat pravidla. Zaměstnanci často hledají nejjednodušší způsob, jak dokončit práci, a využívají technologie, které už znají ze svého každodenního života.
Marketingový specialista potřebuje připravit podklady pro kampaň, personalista zpracovat životopisy a obchodní oddělení analyzovat zákaznická data. Pokud jim schválené firemní nástroje nenabízejí potřebné funkce nebo je jejich používání příliš komplikované, mohou sáhnout po dostupnější alternativě.
Problém může být také v nedostatečné komunikaci. Někteří zaměstnanci jednoduše nevědí, které AI služby mohou využívat, jaké informace do nich smějí vkládat nebo zda potřebují souhlas IT oddělení.
Rozšíření neschválených AI nástrojů tak může upozornit na nedostatky ve firemních procesech nebo na skutečné potřeby zaměstnanců, které organizace dosud neřešila. Vedení by se proto mělo zajímat nejen o používané aplikace, ale také o konkrétní činnosti, při kterých lidem pomáhají.
Největší rizika vznikají při práci s citlivými firemními daty
Samotné používání veřejných AI služeb nemusí být nebezpečné. Záleží především na tom, jaké informace zaměstnanci sdílejí, jak s nimi poskytovatel zachází a zda má firma podmínky jejich zpracování pod kontrolou.
Typickým příkladem může být obchodník, který do osobního AI účtu nahraje tabulku se zákaznickými kontakty, individuálními cenami a obchodními výsledky. Jeho cílem je pouze rychle připravit přehled pro vedení, přitom však mohl předat neveřejné informace externí službě, jejíž bezpečnostní podmínky firma nikdy neprověřovala.
Podle Netskope AI Report 2026 zaznamenávaly sledované organizace v průměru 69 případů týdně, kdy docházelo k odesílání dat do AI aplikací v rozporu s nastavenými pravidly, zatímco o rok dříve šlo o 44 případů. Jedná se o detekovaná porušení pravidel, nikoliv o potvrzené úniky dat.
Vedle osobních a obchodních údajů mohou být problematické také interní dokumenty, zdrojové kódy nebo přístupové informace. Riziko se přitom liší podle konkrétní služby, její konfigurace a smluvních podmínek.
Další komplikací může být samotná kvalita výstupů. Pokud zaměstnanec použije AI k analýze finančních údajů nebo přípravě nabídky a výsledky bez ověření předá dál, mohou se nepřesnosti promítnout do obchodních rozhodnutí nebo komunikace se zákazníky.
Firma by proto měla mít jasno také v tom, kdo odpovídá za kontrolu výstupů AI a za rozhodnutí, která na jejich základě vznikají.
Stačí používání neschválených nástrojů zakázat?
Plošný zákaz neschválených AI nástrojů může být v některých prostředích opodstatněný, zejména pokud firma pracuje s mimořádně citlivými daty. Pokud ale zaměstnanci nemají k dispozici použitelnou alternativu, samotné omezení nemusí odstranit důvody, kvůli kterým externí aplikace začali využívat.
Část práce se pak může přesunout do osobních účtů nebo zařízení, kde má organizace ještě menší přehled o tom, jaké informace se zpracovávají.
Rozumnější přístup proto začíná zjištěním, které AI nástroje lidé skutečně používají a proč. Následně může firma vyhodnotit jejich bezpečnost, stanovit pravidla a nabídnout schválené alternativy, které budou odpovídat reálným pracovním potřebám.
Důležité je také zaměstnancům srozumitelně vysvětlit, jaká data mohou do AI zadávat, kdy potřebují schválení a jak ověřovat získané výsledky. Pravidla by měla být dostatečně konkrétní, aby je lidé dokázali používat při každodenní práci, nikoliv pouze při povinném školení.
Vzdělávání v této oblasti má navíc oporu v evropské legislativě. Článek 4 nařízení AI Act ukládá poskytovatelům a organizacím využívajícím AI přijímat opatření na podporu AI gramotnosti lidí, kteří s těmito systémy pracují. Konkrétní podoba vzdělávání přitom závisí na jejich zkušenostech, pracovních úkolech a způsobu využívání technologie.
Shadow AI může odhalit příležitosti pro automatizaci
Zjištění, že zaměstnanci používají neschválené AI nástroje, nemusí být pouze nepříjemným překvapením. Může také odhalit činnosti, které lidem zabírají zbytečně mnoho času a pro které firma dosud nemá vhodné řešení.
Pokud například několik zaměstnanců pravidelně využívá AI při zpracování objednávek, analýze dokumentů nebo přípravě reportů, stojí za to podívat se na celý pracovní postup. Možná bude efektivnější vytvořit společné řešení napojené na interní systémy než ponechávat každému zaměstnanci vlastní způsob práce.
Takový postup však vyžaduje pochopit, jak jednotlivé procesy fungují, odkud čerpají informace a kde vznikají zbytečné prodlevy. Teprve potom lze rozhodnout, zda firmě pomůže schválený AI nástroj, vlastní automatizace nebo úprava stávajícího procesu.
Podobný přístup využíváme také v rámci AI transformace firem, kde začínáme mapováním skutečné práce a hledáním příležitostí, které mohou přinést měřitelné zlepšení.
Jak získat přehled a nastavit jasná pravidla?
Prvním krokem by mělo být otevřené zmapování situace, do kterého se zapojí IT oddělení, vedení i samotní zaměstnanci. Firma potřebuje zjistit, jaké aplikace se používají, s jakými informacemi pracují a které činnosti zaměstnancům usnadňují.
Na základě těchto zjištění může nastavit přiměřená bezpečnostní pravidla, určit odpovědnosti a rozhodnout, které nástroje schválit. Stejně důležité je jejich používání průběžně vyhodnocovat, protože nové AI služby i možnosti jejich propojení s firemními systémy se neustále vyvíjejí.
Největší riziko vzniká ve chvíli, kdy firma ztrácí přehled o používaných technologiích a nedokáže určit, jak se s jejími daty nakládá. Zaměstnanci totiž budou nové možnosti hledat dál, zvlášť pokud jim pomáhají odvádět práci rychleji.
Firmy, které dokážou spojit bezpečné používání AI s reálnými potřebami svých lidí, mohou naopak jednotlivé zaměstnanecké experimenty využít jako podnět ke zlepšení interních procesů a systematičtějšímu zavádění automatizace.